Data, digitalisering
& transformation i HAY
Nemmere adgang til data, dybere indsigt og suveræn infrastruktur var motivationen for den transformation som Steffen Davidsen, Head of Master Data & BI i HAY, står i spidsen for.
Læs her, hvordan Steffen med sikker hånd har opnået et højt niveau af user adoption for den nye Power BI-løsning og samtidig flyttet infrastrukturen i Microsoft Azure. Det hele er sket ud fra devisen om at udnytte de interne kompetencer mest muligt - med mindst mulig hjælp udefra.
Inspari skabte rammerne for, at vi tidligt i processen selv kunne tage over på transformationen. Og netop det har været vigtigt for os, fordi vi i hverdagen selv vil kunne løse vores udfordringer.
Gevinster for HAY
Højt user adoption-niveau gennem løbende træning
Bedre udnyttelse af kompetencer til analyser og rapportering
Styrket samspil mellem data-kompetencer på tværs af organisationen
Brugervenlige og standardiserede dashboards med HAY's egen visuelle identitet
Fremtidssikret datainfrastruktur med mulighed for op- og nedskalering i Microsoft Azure
Mød HAY, en analytisk stærk designvirksomhed
Steffen Davidsen står i spidsen for master data & BI-teamet i HAY. Et team på 9 medarbejdere, som arbejder med master data og business intelligence – med størst fokus på master data. Teamet leverer et højt analytisk serviceniveau til organisationen og sikrer global rapportering af de over 8 millioner aktive produkter, hvor selv små ændringer i farve og form giver store forskelle i eksempelvis leveringstid. Nøjagtighed er derfor en selvfølge, så brugerne får den indsigt, de har behov for – uanset om det er den enkelte sælger ude i butikken, indkøberen på kontoret eller de amerikanske medejere.
Udover kompetencerne i master data & BI-teamet sidder to stærke dataprofiler ude i forretningen og agerer superbrugere, som i det daglige yder support til kollegerne. Selvom de to ikke er placeret i Steffens team, arbejder alle på at skabe god synergi og stærkt samarbejde mellem datakompetencer på tværs af HAY.
Cloud var det
nemme valg
For Steffen Davidsen var valget om at gå i skyen ikke svært: HAY har ganske enkelt ikke tid til, at serverne går ned! Så med ambitionen om at udnytte teamets og virksomhedens analytiske kompetencer bedst muligt, skulle tiden ikke bruges på at vedligeholde fysiske servere. Samtidig har tiden under Covid-19 vist et massivt behov for digitalisering på rekordtid, og derfor flyttede HAY sin datainfrastruktur i Microsoft Azure
Særligt i startfasen var det nemt at skifte til en større instans med blot et tryk. Den øvelse var markant nemmere end den, der kunne have foregået i ’kælderen’.
Vi havde tidligere to mand til at løse dét, en mand løser nu, og udbyttet af den ene er større. Med andre ord kan vi nu, med hjælpen fra Inspari, bruge tiden på det, vi er gode til, og det er at arbejde med data.
Fra uundværlig til
udfaset
Med stærke analytiske kompetencer, et stigende behov for global rapportering og en løsning med behov for opgradering stod HAY overfor en stor beslutning: Skal vi investere yderligere i vores eksisterende rapporteringsløsning, som alle er glade for, eller skal vi flytte over i Microsoft Power BI og dermed kunne udnytte potentialet i den eksisterende cloudbaserede infrastruktur?
For det analytiske team var målet at have så få tunge back-end-opgaver som muligt, idet den mest synlige værdi til slutbrugerne ligger i front-end-arbejdet.
Data som pejlemærke for succes med Power BI
Efter flere overvejelser gik Steffen Davidsen og BI-teamet i HAY i gang med at udrulle Power BI til brugerne - naturligvis med respekt for den rapporteringsløsning, der havde virket godt i mange år og som flere medarbejdere opfattede som uundværlig.
Og netop den tidligere løsning blev en hjørnesten i at sikre succes med Power BI. I starten opdagede brugerne lynhurtigt, når den tidligere løsning var nede, men med tiden kunne den være nede i tre dage, før nogen gav besked. Det gav teamet en god indikation af, at Power BI var accepteret som den nye data og rapporteringsplatform.
Samarbejdet med Inspari har betydet, at vi har taget rejsen med digitalisering og introduktionen til nye teknologier markant hurtigere, end vi kunne have faciliteret selv.
Opskriften på
den succesfulde udrulning
- Langsom udfasning af den tidligere løsning gav mulighed for at dobbelttjekke tal imellem løsningerne, og det styrkede tilliden til Power BI
- Stop for support og udvikling i det tidligere miljø, men med et væld af nye filtreringsmuligheder i lækre dashboards motiverede til at bruge Power BI
- Standardiseret dashboarddesign i verdensklasse med HAY’s egen visuelle identitet gav et lækkert look ’n’ feel i Power BI
- Løbende træningssessioner og mulighed for 1:1 træning gjorde hurtigt brugerne trygge og hjemmevante med Power BI
- Fokus på brugerne og viljen til at prioritere user adoption
Gaven til de 5 %,
der aldrig kommer ind i Power BI
Uanset hvor nemt og intuitivt Power BI er, har Steffen & teamet erkendt, at 5 % af brugerne aldrig kommer ind i Power BI – også selvom de har behov for indsigt i data. Derfor har HAY fået automatiseret Power BI-rapporteringen med brug af Power Automate. Det betyder, at udvalgte i ledelsen og de amerikanske ejere kan få leveret en PDF med de vigtigste KPI’er i et fast interval. Da Power BI er skabt til dashboards og ikke PDF’er, var dette en nødvendighed, idet Power BI med stor sandsynlighed ellers ikke var blevet valgt som rapporteringsværktøj.
PDF’erne er designet i samme look som dashboards, så de ligner den ’ægte vare’, og KPI’er er placeret ens ligesom visualiseringerne følgende designstandarderne. Det betyder, at dashboards og PDF’er bruger samme visualiseringsgreb, og dermed er ens, uanset om det er finans eller indkøb, der står bag. Det giver brugerne tryghed og gør det nemt at aflæse.
Tænkt stort, start småt
For HAY er transformationen kun lige begyndt, og potentialet er stort. Mens fokus i øjeblikket er rettet mod data & rapportering med primært bagudskuende data, ligger nye muligheder forude.
Idet HAY arbejder i et presset råvaremarked, ser Steffen muligheder i at bruge predictive analytics og forecasting for at få bedre indsigt i fremtiden og komme på forkant – både med markedet og med HAY’s egne muligheder, når råvarepriserne stiger. Generelt er potentialet i det analytiske data arbejde enormt, og med Microsoft Azure som platform er det bare at tage for sig af mulighederne.
Et andet område er automatisering af manuelle processer, da manuel indtastning eksempelvis kan være en kilde til fejl. Og med brugen af Microsoft Automate har HAY allerede fået smag for, hvordan automatisering kan være en stor hjælp i dagligdagen.
Steffens 5 gode råd
Transformationen til en endnu mere datadrevet designvirksomhed er i fuld gang. Her får du 5 råd fra Steffen med afsæt i det, han gerne ville have gjort anderledes:
- Start med at afdække brugernes databehov for at dække flest mulige brugere behov fremfor at customisere alt for meget til den enkelte
- Brug den tidligere løsning som en hjælp under opbygningen af den nye, fx til at afstemme tal og sikre brugerne en god overgang
- Tjek loggen i den gamle løsning og brug data som pejlemærke for succesen i den nye løsning
- Sæt ressourcer af til hjælp udefra – også selvom du har en drøm om at være selvkørende
- Gå i skyen, fordi tiden er bedre brugt på at servicere slutbrugere frem for at genstarte servere
Kan vi hjælpe dig?
Skriv til os her
Hvis du har spørgsmål eller tænker, at tiden er inde til et uforpligtende kald eller møde, kan du kontakte os her. Vi ser frem til at høre fra dig og svarer hurtigst muligt.