Eventyrsport sparer 40 timer hver måned på fakturabehandling med smart kontorrobot

 

Eventyrsport-800x800

Alle cases

Eventyrsport

www.eventyrsport.dk

Eventyrsport_Logo_Top_WEB_147x92px

Eventyrsport, der oprindeligt åbnede under navnet Toursport i 90'ernes Aarhus, er en outdoor-kæde, der sælger udstyr, beklædning og fodtøj til et liv i naturen. Fast forward til i dag, hvor kæden ikke blot tæller 16 butikker fordelt rundt i Danmark, men også en omfattende webshop, hvor en stor del af kædens salg foregår.

Med Eventyrsports brede udvalg følger et tæt samarbejde med 30 leverandører, der tilsammen i 2024 forventes at generere i omegnen af 21.000 fakturaer.

Før implementeringen af Eventyrsports kontorrobot brugte de en betydelig mængde tid, ressourcer og frustrationer på behandlingen af netop disse fakturaer.

Det var udgangspunktet for samarbejdet med Inspari, der bygger på ambitionen om at udnytte den store mængde data til at optimere og effektivisere behandlingen af fakturaer. Og resultatet er den fakturerende kontorrobot Smartie, som du kan møde i her i casen. 

Da vi startede projektet med Inspari, var det vigtigt for os, at den løsning som blev leveret var transparent, og at vi selv kunne drifte, fejlsøge og skalere den efter endt udviklingsforløb. Det har vi fået med Power Automate og Power BI, og vi er allerede godt i gang med at skalere løsningen til at omfatte alle vores leverandører og derved høste endnu flere gevinster. Som en bonus har Smartie givet os et indblik i kvaliteten af de fakturaer, vores leverandører sender på et niveau, som vi aldrig har haft før. Noget som ikke var en del af det oprindelige scope – men som er guld værd.
Janus Rosted Gjesager
CTO, Eventyrsport

Forsinkelser, forvirring
& frustrationer


I takt med at Eventyrsports forretning er vokset, er tiden og ressourcerne brugt på behandling af leverandør-fakturaer steget markant. Hver enkelt faktura kunne gennemgå flere tjek over en periode på 4 til 10 dage, alt imens den afventede modtagelse på hovedkontoret eller i en af butikkerne, før den kunne viderebehandles. En faktura tog derfor gennemsnitligt 5 minutter at fakturere, hvilket både var en belastning og kilde til frustration blandt de involverede i processen.
 
Derudover var Eventyrsport udfordrede på, at de ofte oplevede beløbsdifferencer mellem faktureringsprisen og den faktiske købspris. Blandt andet fordi leverandører ikke var I besiddelse af opdaterede prislister.

Automatisering øger
effektivittet & cash flow


Inspari initierede samarbejdet med Eventyrsport ved at udvikle en Proof of Concept (PoC), der demonstrerede end-to-end kapaciteterne af Power Automate for Eventyrsport. 146 konsulenttimer senere havde PoC'en udviklet sig til en fuldt udarbejdet og driftsklar løsning.
 
Inspari anbefalede samtidig Eventyrsport at udvide løsningen og logge alle data i en Azure SQL-database. Således kan Eventyrsport nu visualisere alle data i en Performance Report ved hjælp af Power BI, hvori økonomiafdelingen nu har mulighed for live af følge med i, hvordan deres automatiserede faktureringsprocess performer helt ned på leverandør-niveau.
 
Performance Reporting og datalogning er blandt andet grundene til, at de hos Eventyrsport er blevet opmærksomme på, at leverandører ofte læner sig op ad forskellige prislister. Med den nyvundne viden kan Eventyrsport proaktivt sende rettelser tilbage til leverandørerne med det korrekte beløb.

Da vi startede projektet med Smartie, var jeg spændt på, hvad det ville betyde for os i økonomiafdelingen. Vi havde en masse trivielt manuelt arbejde med at printe og godkende fakturaer fra vores leverandører. Men allerede nu sparer Smartie os for flere timers arbejde hver dag – og mange tusinde print om året, da alle fakturaer som stemmer bliver bogført automatisk, så vi kun skal koncentrere os om og bruge tid på de fakturaer, der ikke stemmer på priser eller antal. Det har været en spændende udvikling at være med til, og vi glæder os til at få endnu mere ud af Smartie.
Tina Larson
Kreditorbogholder, Eventyrsport

Robot håndterer 
61% af fakturaerne

 

Eventyrsports kontorrobot, der internt går under navnet Smartie, håndterer i dag automatisk 61% af deres fakturaer årligt, hvilket forventes at stige til 80% i løbet af 2024, efterhånden som udviklingen af løsningen fortsættes. 
 
Og at udviklingen fortsætter er stensikkert. Træningssessioner med Eventyrsports Citizen Developers (forretningsbrugere der er trænet i at udvikle og oprette forretningsapplikationer uden behov for hjælp fra IT) og et udpræget fokus på user adoption har sikret, at de nu er i stand til at vedligeholde og fortsætte udviklingen af løsningen internt.
 
Som resultat af løsningen sparer Eventyrsport cirka 484 timer årligt (40 timer hver måned) på fakturabehandling, hvilket forventes at stige stødt i takt med at antallet af fakturaer der behandles automatisk øges.

Klar på mere Power Platform og automatisering? 
Se med her

Kan vi hjælpe dig? 
Skriv til os her,

Hvis du har spørgsmål eller tænker, at tiden er inde til et uforpligtende kald eller møde, kan du kontakte os her. Vi ser frem til at høre fra dig og svarer hurtigst muligt.