RPA-Robot klarer faktureringen hos Flexo Wash: Sparer 280 timer om året og styrker cashflow

Vækst har skabt flere
gentagne rutineopgaver

Flexo Wash, som sælger rensemaskiner til den grafiske branche i hele verden, er en klassisk industrivirksomhed med salg, produktion, lager, R&D og en administrativ afdeling.

Virksomheden er vokset fra 17 til 50 ansatte de seneste år, hvilket har medført flere ordrer, flere snitflader og flere gentagne, ensartede rutineopgaver. Som fx fakturering af et stigende antal ordrer.

Dét var årsagen til, at Flexo Wash undersøgte mulighederne med RPA-software. Også selvom de indledningsvist havde nogle barrierer: 

3 business cases
gjorde beslutningen let

3 ting fik ifølge Sanne Anthonsen Flexo Wash’s RPA-løsning hurtigt i luften:

1. Inspari leverede 3 business cases på RPA
En pessimistisk, én realistisk og én optimistisk. Det skabte 100% overskuelighed over forventet tidsforbrug hos hhv. Flexo Wash og Inspari samt totale costs. Selv ud fra det pessimistiske estimat var business casen overbevisende. Hvilket gjorde beslutningen nem.

2. Fælles ”on site” implementering af RPA
Flexo Wash og Inspari sad fysisk sammen og kodede de første dele af RPA-løsningen. Robottens arbejde blev filmet, så ledelsen og andre kunne se, hvordan det fungerer.

3. RPA er en del af Microsoft Power Automate
Flexo Wash bruger Microsoft Dynamics 365 Business Central (tidligere Navision) som ERP. Da Robot Process Automation (RPA) kører på Microsofts Power Automate, spillede tingene let sammen fra start. Enkelte processer er også automatiseret direkte i Business Central.

Sikkerhed, skalérbarhed og
større arbejdsmotivation

Var Flexo Washs medarbejdere bange for at miste deres job eller miste kontrollen over udførslen ved implementering af en administrativ kontorrobot? Slet ikke, forklarer Sanne Anthonsen.

Tværtimod har det været en befrielse at slippe af med den opgave og frigive tid til mere værdiskabende arbejde. Som de fleste andre virksomheder har Flexo Wash ambitiøse vækstmål. Det kræver, at folk løbende skal arbejde mere og længere (og måske går ned med stress), at man rekrutterer flere folk (med risiko for fejlrekrutteringer), eller at man kigger på robotsoftware og løsninger som Robotic Process Automation.

Kontorrobotter arbejder i 24 timer, 365 dage om året. Har du opgaver til mere end 24 timer, kan der nemt skaleres med en RPA-bot mere.

Sikkerheds- og kontrolmuligheder med Robotic Process Automation

Inspari og Flexo Wash har sat en række sikkerhedsforanstaltninger op for – særligt i starten – at fange eventuelle fejl.

Kontrol: RPA vedhæfter fakturaen i mailen, så Flexo Wash kan tjekke dens arbejde efter i starten og ”release”, når alt er ok.

Sikkerhedsscore: RPA-Robotten kan automatisk notificere dig på mail og sms om beløb, kunde/leverandør samt give en procentvis score på, hvor sikker robotten er på sin vurdering.

Logbog: Som en out-of-the-box feature i Microsoft Power Platform laver RPA automatisk en logbog i Dataverse. Status på arbejdet, kørsler og arbejdsflows, varighed, fejl, screenshot (ved fejl) osv. generes automatisk. Robotten sender ligeledes en mail ved fejl.

Regler: Du kan sætte en regel op om, at alle medarbejdere i fx regnskabsafdelingen får en notifikation, når en ny faktura kommer ind i systemet. Når én medarbejder har godkendt robottens arbejde, kan andre ikke gøre det samme. Men alle kan se af hvem og hvornår, at fakturaen er godkendt. Ligeledes kan det sættes op således at alle medarbejdere skal reagere, førend at noget er behandlet, hvis opgaven kræver flere lag af bekræftelse.

Samskabelse og inddragelse: Den ansvarlige for processen, fx fakturering, er tæt inddraget i hele processen.