Centralisering af data effektiviserer vigtige automatiserings-processer
Frederiksberg Kommune har igennem de sidste 5 år arbejdet ambitiøst med automatisering og RPA. Med tiden er automatiseringsprocesserne dog blevet større og mere komplekse. Derfor har kommunen lagt en strategi og skruet op for deres ambitionsniveau for at opnå yderligere automatisering og værdiskabelse.
Med tanke på at få opbygget en god og stabil løsning afsøgte kommunen derfor markedet for stærke samarbejdspartnere til centralisering af data som motor for Digital Process Automation (DPA).
Førhen lå al logikken i robotterne, hvilket betød, at de kunne blive store og tunge og nogen gange svære at gennemskue for dem, som ikke har bygget dem. For at opnå en mere skalerbar løsning har vi flyttet logikken over i SQL-databasen, hvor det nu er nemmere tilgængeligt.
Fra on-prem automatisering
til cloud-automatisering
Kommunen, som er placeret midt i hovedstaden, har længe beskæftiget sig med automatisering og RPA, men var nu klar til at tage automatisering til next level. Det krævede dog en sammenstilling af data fra tre forskellige systemer.
Resultatet er en løsning, der tager udgangspunkt i en database. Her samles informationerne fra de respektive systemer, som automatiseringen binder sammen. Det gør det lettere for både dem, der skal vedligeholde løsningen, og dem der ejer processen, at de ved, præcis hvad der sker hvornår.
Samtidig er Frederiksberg Kommune også blevet mere opmærksom på en API-first tilgang, hvorved de skaber mere stabile løsninger og ligeledes gør det nemmere at automatisere.
Kontorrobotter optimerer
sagsbehandlingen
En af Frederiksberg Kommunes vigtige opgaver er at holde overblik over boligerne inden for kommunen og sørge for, at de ikke står unødvendigt tomme. RPA-robotterne er enormt brugbare til at hjælpe med at styre, hvornår ejerne af boligerne skal kontaktes og kan automatisk udsende digital post med relevante informationer til ejerne.
Idet kontorrobotterne har overtaget rugbrødsarbejdet, er flere arbejdsgange forsvundet og kun de processer, der kræver menneskelige kompetencer, står tilbage.
Udover en enorm effektivisering og tidsbesparing har løsningen også betydet en mere ensartet sagsbehandling og ligeledes garanteret en vis hurtighed inden for især området med tomme boliger.
Det er i særdeleshed gavnligt for borgerne, der får et markant bedre overblik og højere service, men også på grund af den politiske bevågenhed på området. Nu kan Frederiksberg Kommune nemlig nemt og hurtigt reagere og sagsbehandle, så snart sager opstår.
Vi har længe arbejdet med automatisering og RPA, men men nogle robotter kan blive for komplekse. I samarbejde med Inspari har vi fået en solid og gennemtænkt database som fundament for vores fremtidige automatiseringer.
Datacentralisering sætter
turbo på automatisering
At centralisere data i databaser og automatisere vigtige processer har ikke blot været fordelagtigt for sagsbehandlerne i Frederiksberg Kommune. Det har også kæmpe stor værdi i datateamet.
Fordi al data nu er centraliseret og ikke placeret i hver lokalinstans, er kommunen i stand til at gøre mere med deres automatiseringer. For eksempel kan de nu markant lettere bygge flere robotter, der gør brug af data, fordi de ikke skal bygge logikken op på ny hver gang, men derimod har det samlet i databasen.
Med den nye modulært opbyggede løsning forventes også højere driftsstabilitet - for robotterne er kvaliteten af inputtet nemlig lig med kvaliteten af outputtet. Det betyder ikke, at processerne ikke kan fejle, men derimod at oprydningen deraf er mere overskuelig. Løsningen fejler meget sjældent og er nemmere at få tilbage på sporet, når den en sjælden gang imellem gør.
