Datastrategi sætter retningen for digital udvikling hos Odsherred Kommune

Datamæssige udfordringer

Odsherred Kommune består af 8 forskellige fagområder. På tværs af disse fagområder havde kommunen +200 systemer (fra Aula til SAP BW) og et stort siloopdelt datalandskab hvilket resulterede i udfordringer med at få adgang til data på det enkelte fagområde og på tværs af alle fagområder.

Nogle af de udfordringer, som kommunen stod overfor, var, at de: 

• Ikke udnyttede deres potentiale med data​ 
  
• Ikke havde en plan for hvem og hvordan, der skulle arbejde(s) med data​ 
  
• Manglede yderligere viden og kompetencer til at drive data-initiativer​ 
  
• Brugte for meget tid på at konsolidere data 
  
• Havde et stort og komplekst systemlandskab
• Savnede mere tværfagligt samarbejde​ 

Intern opkvalificering
fastholder vigtig viden

Odsherred Kommunes datastrategi blev til over fire analoge workshops faciliteret af Inspari og fordelt over fem uger. Formålet med de fire workshops var, at datateamet i Digitalisering & IT skulle konkretisere, hvorfor de bruger data i kommunen, hvad der skal drive brugen af data, og hvad der kan stå i vejen for brugen af data. 

Resultatet af de fire workshops blev en datastrategi med 4 fokusområder: 

• Roller og ansvar 
  
• BI-netværk 
  
• Systemoverblik 
  
• Opkvalificering  

Da Odsherred Kommune primært skal arbejde inden for de eksisterende rammer, var nøglen til alle fire fokusområder først og fremmest at forstå deres nuværende position for derefter at kunne skabe en inkrementel forbedring af allerede eksisterende arbejdsprocesser. 

De fire fokusområder tager afsæt i eksisterende rammer og arbejdsprocesser, og der skulle derfor ikke ansættes nye medarbejdere med nye kompetencer, men derimod skabes rum for udvikling og inkrementel forbedring af allerede eksisterende arbejdsprocesser, der matcher behovene. På den måde kan kommunen fastholde vigtig viden og skabe ejerskab på tværs af de faglige fællesskaber.  

Hent din gratis guide om datastrategi

Forankring af datastrategi kræver fælles dataforståelse 

Èn ting er, hvad der skal drive en organisation til at arbejde med data. En anden (og mindst lige så vigtig) ting er at identificere, hvem der bliver påvirket af en datastrategi.

Datastrategien er nemlig ikke blot gaven til IT-afdelingen. Den har til formål at brede sig ud i hele organisationen: Fra Digitalisering & IT-teamet til eksempelvis den enkelte sagsbehandler, som dagligt skal indtaste data i et IT-system.  

Derfor var et af nøgleelementerne i de fire workshops at identificere sponsorer, aktive roller (de personer, som skal være med til at drive datastrategien) og passive roller (de personer, der indirekte bliver påvirket af beslutningerne).

De 4 workshops tydeliggjorde, at der, udover en stor formidlings- og ledelsesmæssig opgave, også skulle ske en gradvis involvering af relevante fagområder og deres lokale data. Datateamet i IT-afdelingen skulle derfor afdække optimerings- og udviklingsmuligheder for brugen af data i arbejdsprocesser på de fagområder, hvor der var et ønske om at indgå et partnerskab.

Som en ekstra sidegevinst gav drøftelserne med fagområderne også anledning til at få dokumenteret dataflows for hvert fagområde.

Odsherred Kommunes fremtid
bygger på data

Med afsæt i datastrategien skal Odsherred Kommune i fremtiden: 

• Have nem adgang til indsigt og fuldautomatiserede løsninger​ 
  
• Have en klar organisationsstruktur, implementere et BI Community og sikre en leveranceplan for nye data-initiativer​ 
  
• Opkvalificere nøglepersoner på tværs af kommunen
  
• Have adgang til data med en høj datakvalitet​
  
• Identificere IT-systemer på tværs af kommunen og skabe overblik over, hvordan data kan kombineres​.
  

Datastrategiforløbet har dermed skabt grobund for brugen af data i Odsherred Kommune og bidraget med vigtige initiativer, som de arbejder på at implementere i organisationen.