Hvad er RPA og
Robotic Process Automation


Robotic Process Automation (RPA), også kendt som administrative kontorrobotter, virtuelle assistenter m.v., er en slags digital medarbejder, som kan lave de ensartede, gentagne digitale opgaver for dig. Fx fakturering, lønkørsler, dokumenthåndtering osv. 

RPA er en software-løsning, som sættes op til at forstå og efterligne de menneskelige handlinger, som fx at identificere, indtaste og udtrække data fra forskellige digitale systemer og dokumenter, lave logbog, back-ups og arkivere dokumenter de rette steder m.v. 

RPA-robotter er en del af Microsofts Power Automate og kan sættes op til at udføre nærmest alle typer prædefinerede, digitale processer.

background-half-sofie4

7 store fordele ved 
Robotic Process Automation


Der er mange store fordele ved RPA software-robotter:

  1. Besparelser og hurtig ROI: Du sparer tid og lønkroner på at automatisere de ensartede rutineopgaver. Fokusér i stedet på de værdiskabende ting, som en robot ikke kan lave. RPA kan også styrke dit cashflow og likviditet, fordi den kan fakturere for dig dagligt.

  2. Skalérbarhed: Robotic Process Automation giver dig en uvurderlig skalérbarhed, fordi den arbejder for dig non-stop 24 timer i døgnet, 365 dage om året. Så snart din RPA-robot er ”fyldt op” af opgaver alle 24 timer, kobler man bare en ny robot på.

  3. Strømlinede processer: Robotic Process Automation strømliner, ensarter og accellererer jeres workflows, hvilket styrker den generelle fart, fleksibilitet og produktivitet.

  4. Mindre og bedre rekruttering: Du kan spare x-antal ansættelser (med risiko for dyre fejlrekrutteringer) af nye administrative medarbejdere i takt med, at I vækster. I en case fra Dansk Industri estimerede virksomheden Carglass, at deres i alt 80 administrative robotter havde sparet dem for 12-15 nye ansættelser (og ikke én eneste fyring er sket).

  5. Fastholdelse, motivation og bedre præcision: RPA kan gavne din fastholdelse og motivation af medarbejdere, fordi de mest kedelige, repetive opgaver fjernes fra deres bord. I en Forrester-undersøgelse melder 57% af virksomhederne om færre manuelle fejl og gladere medarbejdere.

  6. En del af Microsoft Power Automate: RPA er en del af Power Automate i Microsofts Power Platform. Så benytter I allerede i dag Power Automate, er vejen til jeres første virtuelle kontorrobot ikke særlig lang.

  7. Nem og billig implementering: Implementeringstiden af kontorrobotter er generelt relativt kort, og den indledende omkostning lille. Det gør blot business casen på RPA bedre. Når den første RPA-robot er sat op, kan du blive trænet til selv at automatisere flere processer. RPA er ”no-code/low-code”-software, så du behøver ikke være it-kyndig for at håndtere RPA.

5 eksempler som en
virtuel kontorrobot kan udføre


Robotic Process Automation er blevet populært, fordi det kan applikeres i mange afdelinger. Nærmest alle gentagne opgaver, som har høj volume og skal udføres ens hver gang, er oplagte at sætte en kontorrobot til.

Fakturering og regnskab

Med RPA kan du fx sætte regler op, som sender fakturaer til godkendelse hos de rette personer, identificere de inputfelter, tal og tekster, som I skal bruge, bogføre og arkivere fakturaen de rette steder osv. Læs casen med Flexo Wash, hvor en kontorrobot klarer al fakturering. 

Læs casen her

Løn, provision og bonusser

Lønkørsler er en fast og tidskrævende opgave. Men også ret vigtig. En robot kan trække data ud fra flere systemer og validere fx timesedler, skat, pension mv.

HR og onboarding

Rekruttering og onboarding involverer mange ensartede opgaver og dokumenter.

Produktblade, manualer m.v.

Mange virksomheder har tusindvis af produktblade, manualer, reservedelslister osv. liggende på forskellige sprog og til forskellige markeder. Ofte skal disse dokumenter downloades, konverteres til PDF, samles i en mappe, som skal komprimeres og så sendes til kunden. Det kan en RPA-robot klare.

Toldprocesser og fragt

Endnu en kedelig og ofte ensartet proces, som involverer en masse dokumenter med regler og lovgivning. En proces du formentlig kan automatisere det hele eller dele af.

Sådan vurderer vi, hvad du kan
automatisere med RPA robotter


1. Identifikation
: Sammen med jer laver vi et katalog af muligheder ift. RPA og automatisering

2. Business Cases: Derefter køres hver mulighed igennem en række kriterier, hvor vi sætter en score på, vurderer costs ift. arbejdstid/mandetimer/konsulenttimer, strategisk vigtighed af det enkelte tiltag osv. Ofte leverer vi en optimistisk, realistisk og pessimistisk pris og business case.

3. Roadmap: Derefter har vi en prioriteret liste og kan strukture en co-creation-proces for det, hvor du er tæt involveret hele vejen.

4. Design & Deliver: I dette step laver vi grundige beskrivelser, proces-design, automation design osv., så vi kan sætte robotten ordentlig op fra start, inkl. de sikkerhedsniveauer I ønsker i forhold til kontrol og styring med robottens arbejde.

5. Drift, Governance og styring af afvigelser: Nu sættes robotten i drift. Medarbejderne oplæres og adopterer robotten. Governance gennemgås, så robotten leverer inden for de kriterier/tolerancer, vi har sat op. Systemopdateringer og nye integrationer kan påvirke robottens arbejde, hvorfor governance og overvågning er vigtig.

background-half-sofie3

Hvor sikker er RPA?
Test, kontrol og sikkerhed 


Vidste du, at en kontorrobot kan få sit eget Nem-Id? Det er rigtigt. Og det vidner om, at teknologien implementeres temmelig sikkert.

Når Inspari sætter Robotic Process Automation op hos virksomheder, sætter vi en masse sikkerhed og kvalitetssikring op. Fx lukker vi alle andre IP-adresser ude og sætter din RPA-robot op på en separat (virtuel) maskine, så der ikke sker fejl, hvis nogen lige skal ind og se, hvad robotten laver.

Men generelt laver en kontorrobot ikke fejl. Den taster ikke forkert. Den udfører det, I sætter den til. Input-kvalitet = output-kvalitet.

Når det er sagt, kan der selvfølgelig være fejlkilder, ting der ikke kan læses, en skærmopløsning som ændres og dermed ændre robottens læsefelt osv. Derfor kan vi sætte forbehold, forsinkelser og kontrolmuligheder op. For eksempel:

Godkendelse

Robotten kan sende dig en mail med info om om beløb, kunde/leverandør, fakturaen samt robottens vurderingssikkerhed. Altså hvor sikker den er på sin egen vurdering. Derefter kan du godkende.

Logbog

Kontorrobotten laver logbog over varighed, fejl, visse arbejdsflows, seneste status på kørslerne og sender så en mail med screenshot, hvis der er en fejl.

Delay og ”un-do funktion”

Der laves en un-do-funktion, så du kan rulle ting tilbage, eller sætte en delay på, så du har mere tid til at få de vigtigste ting igennem.

Sporbarhed

Det kan registreres, hvem der har udført eller godkendt en handling.

Skal du automatisere i 
ERP eller med RPA?


Som udgangspunkt anbefaler vi altid, at du bruger færrest mulige systemer. 

Så kan du automatisere processer direkte i dit ERP, skal du tage fat i dit ERP-hus og gøre det. 

Hos Inspari kan vi i princippet lave kontorrobotter til alle dine systemer. RPA egner sig rigtig godt til at forbinde legacy-systemer til anden software, som skal tale sammen med de gamle systemer. 

Tag fat i os hvis du er i tvivl om, hvilke processer I kan automatisere. 

Book et uforpligtende møde

background-half-mads

Hvad koster det at implementere 
Robotic Process Automation?


Og hvad er den løbende pris på en administrativ kontorrobot? 

Som hovedregel skal du regne med 50-100 konsulenttimer for at få den første kontorrobot i drift samt 10-20 interne timer. 

For at robotten leverer de ønskede resultater, er foranalysen, procesmodellen og dokumentationen vigtig. Robottens opgaver skal være stringente og helst uden afvigelser. 

Hos Flexo Wash brugte Inspari cirka 50 timer, mens Flexo Wash selv brugte 10 timer. Det skal matches op imod, at Flexo Wash sparer 280 mandetimer om året. Alene til faktureringsopgaven.

Hvad koster Power Automate og
RPA-licens om måneden?


Udover implementeringen kommer der licens og løbende udgifter:

Prisen kommer an på, hvor mange API-kald robotten skal foretage og hvilken model, du vælger.

En service-account med en licens, der tillader orkestrering og kørselsplanlægning, koster 250 dkk om måneden. Din konkrete pris er blandt andet afhængig af antal udviklere, de konkrete programmer der skal automatiseres og meget mere. 

Dertil kommer en Unattended licens til robotten, som koster 1000 kr./måned.

I alt cirka 1.250 kroner om måneden i drifts-/licensomkostning til din virtuelle kontorrobot.

Se priser på Microsofts Power Automate og RPA-licenser her

Skal vi mødes
hos dig eller os?

Hvis du tænker, at tiden er inde til et møde eller et uforpligtende kald, er du mere end velkommen til at kontakte os. Du udfylder bare formularen, så kontakter vi dig hurtigst muligt for at finde et godt tidspunkt.