Push rapportering i Power BI

I et hidtil uset tempo har Microsoft udviklet en usleben diamant til at være en af de tungeste spillere på markedet. En spiller, der forsyner os med værdifulde, dynamiske og visuelt appellerende indsigter. Indsiger, vi kan tilgå på computeren, tabletten – sågar telefonen. Vi kan ”slice og dice” data, drille fra top til bund og gå fra high-level til detaljeniveau. Microsoft har bygget et helt igennem banebrydende self-service business intelligence værktøj.Men hvad når self-service ikke er målet?  Som ordet indikerer, kræver self-service en handling. Det stiller krav om tid, prioritet og ikke mindst teknisk kunnen. Hvad nu hvis et af de tre krav ikke opfyldes? Skal vi da navigere uden data? I blinde?

Nogle gange er alt, vi har brug for, bare en mail i vores indbakke. Vigtig information hver mandag morgen. Tre KPI-tal, der fortæller os, om toget er på sporet. Røde tal = reager. Grønne tal = as you were. Push rapportering er stadig værdifuldt og ikke mindst nødvendigt.

Så hvilke muligheder har vi for push rapportering i Power BI? En hel masse faktisk. På godt og ondt. Dejligt med valgmuligheder, men hvad skal jeg vælge? Denne blogpost giver dig indblik i tre af de muligheder, du har, når du vil push-rapportere med Power BI. Her får du både fordele og ulemper ved tre af de gode, tilgængelige muligheder.

Den gode gamle

Længe før de første spadestik til Power BI blev taget, var dette toppen af poppen. SQL Server Reporting Services (SSRS). Et produkt skabt til at bygge rapporter ovenpå multidimensionelle kuber. Simple, printvenlige og nemme at dele som en PDF via mail. SSRS er senere blevet integreret i Power BI under navnet Paginated Reports.

”Perfekt! Et integreret Microsoft-produkt, som jeg kan bruge til at skubbe rapporter ud med.” Ja og nej. På den side er Paginated Reports skabt til netop dette formål. På den anden side er der også et par udfordringer.

For det første er det ikke helt et nyt program. Microsoft kalder det muligvis Paginated Reports. Fair nok, men det er altså stadig Reporting Services. Måden, man opbygger rapporter på, er den samme som tidligere. Mere eller mindre. Derfor er det meget få af de færdigheder, som vi har tilegnet os fra vores mange timer i Power BI, som vi kan bruge i Paginated Reports. Det er et nyt program og en ny måde at udvikle rapporter på.

For det andet stiller det krav til justering af selv de mindste pixels. Der går meget tid med at hoppe frem og tilbage. Paginated Reports har et hav af muligheder, hvad angår formatering. Alt skal justeres manuelt, og det tager tid! Skal du have en flot paginated report, skal du allokere meget tid til opbygning af rapporten og finpudsning heraf.

Sidst, men ikke mindst, kan du ikke udnytte de rapporter, du allerede har brugt timer på at bygge i Power BI.

”Så hvad nu, hvis jeg har jeg bygget en rapport i Power BI, som jeg gerne vil dele? Skal jeg virkelig starte helt fra scratch?” Nej. Det skal du heldigvis ikke.

Den nye dreng i klassen

I en tid, hvor alt er ”Breaking”, er selv få dage gamle nyheder ”old news”. I Power BI verdenen er det her ikke desto mindre helt nyt.

I starten af marts introducerede Microsoft muligheden for at eksportere rapporter som PDF, PowerPoint eller PNG ved hjælp af Power BI’ REST API.

Det nye API præsenterer to nye muligheder:

1. Mulighed for at indsætte en eksportknap på en Power BI rapport. Brugere kan benytte knappen til at eksportere en rapport i dens på tidspunktet filtrerede tilstand.
2. Mulighed for at vedhæfte en rapport som PDF til en mail, der automatisk sendes ud i et givet interval.

Denne nye feature gør det altså muligt automatisk at udsende allerede udviklede Power BI rapporter. Derudover tilbyder det en mulighed for at udvikle push-rapporter direkte i Power BI. API’en respekterer den row level security, der må være på et datasæt, og kan dermed distribueres til en meget stor brugerflade, uden en masse manuelt arbejde.

Det nye API gør det også muligt at udnytte vores flotte Power BI rapporter. Det er brugervenligt. Og så er det ikke mindst vedligeholdelsesfrit. Det er den oplagte mulighed!

Men der er et MEN. Desværre. Det er en Premium feature. Som så meget andet godt Microsoft lancerer i de her dage – ja, så skal du altså have adgang til det forjættede land for at udnytte det.

Jeg hørte for nylig én sige ”Power BI without Premium is like having a pilot license but no plane”. Jeg er delvist enig. Power BI Premium er cremen! Men som med så meget andet, inden for Power BI, så er der også et godt alternativ til push rapportering i Power BI til dig, som ikke har Premium.  

Den frække outsider

RPA. Robot Process Automation. Noget, der fylder meget i BI såvel som it-verdenen. Ville jeg i princippet ikke kunne bygge en robot, som logger ind på min Power BI bruger og tager et screenshot af en rapport, for så at sende den som en mail til en række modtagere?

Givetvis. Jeg ved ikke selv, hvordan man gør det. Heldigvis er der nogle knivskarpe hoveder i Portugal, der allerede har gjort det. Navnet er Power BI Robots.

Det er en tredjeparts software, som kan sende dine rapporter fra Power BI til adskillige brugere i løbet af få sekunder – meget ligesom Power BI’s REST API.

Det er et brugervenligt og lækkert værktøj. Det kan sende mails til brugere både inden for og uden for din organisation.

Her er de 6 step:

1. Du tilknytter en Power BI konto – gerne en service account. Derved har Power BI Robots adgang til powerbi.com. Herfra går det stærkt.
2. Du opretter en playliste (et udsend).
3. Vælger hvilke rapporter, du gerne vil sende ud.
4. Hvilket format det skal være i – Excel, PDF, PowerPoint eller PNG.
5. Formulerer en god tekst, der skal stå i mailen.
6. Og du vælger så, hvem der skal modtage mailen.

Power BI Robots understøtter ikke den row level security, der må være på din Power BI rapport. Alle kan se alt! Eller i hvert fald det service accounten kan se. Du kan til gengæld sætte filtre i Power BI Robots på modtagerniveau. Der ligger altså en udfordring, hvis der skal tages højde for sikkerhed. Men en udfordring, som kan løses med en mindre manuel proces.

Hele mailgrupper kan benyttes. I stedet for at sætte Power BI Robots op pr. modtager, kan vi angive O365 grupper (eller distributionslister). Derved kan vi spare os selv en administrativ proces. Hvis vi altså har en it-afdeling, der holder vores O365 gruppe ajour.

Alt i alt er Power BI robots et rigtigt godt produkt. Hele vejen igennem. Men hvad koster det?

€ 899 pr. år pr. bruger. For at være præcis. Men du behøver også kun én bruger. Power BI Robots, kan sættes op med en fælles service account. Det kan varmt anbefales. På den måde er der en og kun én mailadressem der sender ud rapporter ud. Opret en account til formålet.

Udover licensomkostninger skal du købe en maskine, der kan stå for at udsende. Dette varetager Power BI Robots ikke for dig. Men dette kan anskaffes via en virtuel maskine i Azure. Og hvis det bliver sat lidt smart op, kan du slippe afsted for under 100 kr. om måneden – altså ikke en nævneværdig udgift. I princippet ville en gammel PC i din kælder også kunne klare jobbet. Den løsning kan vi dog ikke anbefale af sikkerhedsmæssige hensyn.

Set i lyset af alternativer er Power BI Robots et ret billigt produkt. Et rigtig godt produkt – især til prisen.

Så hvad skal jeg vælge?

Lad mig gøre det kort. Har du premium? Vælg Power BI’s REST API. Det er ret nyt, men ser rigtig lovende ud, og du har den som en del af din licens. Den udnytter brugervenligheden og de fremragende visualiseringsmuligheder, som vi kender fra Power BI. Den opfylder behovet for push rapportering på smart og vedligeholdelsesfrit vis.

Har du ikke Premium? I så fald så overvej lige, om det ikke kunne give mening, at du fik det. Det er et verdensklasseprodukt. Er Premium stadig ikke på tegnebrættet? Så er Power BI Robots et fremragende alternativ. Du udnytter dine eksisterende rapporter, og så er det er brugervenligt samt let at vedligeholde.

Brug for hjælp til at komme videre?

Hvis du vil have sparring til at finde ud af ovenstående, kan du kontakte os på info@inspari.dk eller +45 70 24 56 55. Vi glæder os til at høre fra dig. 

Til dig, der vil ha' mere gratis viden om Power BI 

1. Snup en plads på det nye Power BI webinar
2. Se gratis webinar om Microsoft Power Platform
3. Tag på kursus i Power BI