Hvad er information management?

Information spiller en betydningsfuld rolle for virksomheder i dag. Og det kommer nok ikke som nogen overraskelse, at det ikke er optimalt at have information liggende på Post-it notes og i skuffer, hvor det bliver glemt. Information skal bruges for at skabe værdi. Fordelene ved at gøre den rette information tilgængelig på det rette tidspunkt, for dem der skal bruge den, er klare: Det udgør vidensgrundlaget for at tage rettidige beslutninger, der fører til meningsfulde resultater.

Men at håndtere al den information, der er tilgængelig i den moderne virksomhed kan virke overvældende. For information findes både i elektronisk og fysisk form såvel som adskillige formater.

At gå fra informationskaos til en organiseret struktur, hvor information i sidste ende leder til brugbare indsigter og meningsfulde resultater - det er essensen af information management.

Information management big data

Før vi går mere i dybden med information management, så lad os få definitionen på plads samt se nærmere på, hvor information management og big data differentierer sig fra hinanden. Lad os slå fast - at selvom information og data har flere ting til fælles, er de ikke det samme og skal derfor heller ikke håndteres ens.

Data ligger ofte i elektroniske formater på databaser og er værdier, der er tilknyttet parametre. I de fleste virksomheder er der overvældende meget data - big data, som ikke i sig selv er meningsfuld at kigge på. Det er først, når data kombineres, bearbejdes og præsenteres, at det bliver meningsfuld information. Når vi taler om information er det noget, der informerer – giver et svar på et spørgsmål.

Virksomheder og organisationer producerer information hver dag og meget af det. Men det tilfører ikke værdi, hvis dem der skal bruge informationen ikke ved, hvor de skal finde den, eller at den i det hele taget findes. Det er denne udfordring, som information management har til formål at komme til livs.

Kom i gang

Information management tools

Organiser data
En måde at få styr på informationkaos er at organisere det i en data-platform, som eksempelvis kunne være et data warehouse. Der ligger med garanti et hav af data tilgængeligt i din virksomhed – men har du overblikket over, hvad der skal anvendes, og hvad der egentlig ikke har den store værdi? Derudover kan det også oftest diskuteres, hvem der egentlig sidder med de seneste tal, og hvilke der de korrekte at træffe beslutninger ud fra. Et data warehouse løser netop de problemstillinger og sikrer, at de data der kombineres, bearbejdes og præsenteres, at det ikke blot bliver til meningsfuld information men også valid information.

Læs mere om data warehouse

Information management strategy

Behandling af informationer
Information management kan ses som en strategi for behandlingen af informationer. Information management strategien handler dermed om at klarlægge, hvilke informationer der er behov for og sikre, at disse er til rådighed på rette tidspunkt og til rette bruger. Men hvornår er det rette tidspunkt, og hvem er rette bruger? Inden strategien lægges, skal formålet med informationerne være klar, og du skal kende dine brugere i forhold til rapporteringsbehov, analytiske kompetencer og den hyppighed, de skal bruge informationerne med. Når du har styr på det, er du klar til at planlægge din information management strategy.

Håndtering af
information

Nøglen til information management er informationshåndtering. Det indebærer indsamling af information fra flere kilder og distribution af selvsamme til en eller flere målgrupper på det rette tidspunkt og på en måde som er brugbar. Management-aspektet referer til organiseringen og kontrol over strukturen, bearbejdning og levering af information.

Det står måske klart allerede, men information er et bredt begreb og Information management dækker derfor over en række af discipliner.

Typiske områder er:
- Content Management
- Journalhåndtering
- Taksonomi og Metadata
- Videnshåndtering
- Dokumenthåndtering
- Social medie styring
- Best practises

Er information management relevant for min virksomhed?

Hvis jeres virksomhed håndterer dokumenter, data, content og medarbejdere med særlig viden, så bør svaret allerede være tydeligt. Men information management er ikke one-size-fits-all. Omfang, typer og formater af informationer er forskellige fra virksomhed til virksomhed. En ting er dog klart: Alle virksomheder har brug for sikker information, der er let tilgængelig for dem, der har brug for den, og det er netop, hvad information management kan hjælpe med.

Hvordan kommer jeg i gang med information management?

At komme godt i gang med information management handler i høj grad om at gøre brug af de systemer, der i forvejen findes til at hjælpe virksomheder med at effektivisere processer og bearbejde data, for eksempel Product Information Management-, Media Asset Management- og ERP systemer. Du kommer godt fra start, hvis du begynder at digitalisere fysisk information og data. For med et digitalt data- og informationsgrundlag er du godt på vej til værdiskabende information management.

Information management business intelligence

Business intelligence handler om at gøre data og informationer til brugbar viden. Information management kan anvendes som et step på vejen til den brugbar viden ved at sikre en organiseret struktur med valide data og dermed sørge for at undgå informationkaos. Jo lettere det er at trække data og informationer, jo hurtigere kan processen fra data til viden og fra viden til værdi ske.

Skal vi mødes hos dig eller hos os?

Hvis du tænker, at tiden er inde til et møde eller et uforpligtende kald, er du mere end velkommen til at kontakte os. Du udfylder bare formularen, så kontakter vi dig hurtigst muligt for at finde et godt tidspunkt.

Information management for business

Du spørger måske dig selv, hvorfor du skal bekymre mig om information management?
Data giver i sig selv ikke svar på de vigtige spørgsmål, men udgør grundstenen for at producere information. Information, der tilfører viden, som fører til beslutninger, handlinger og i sidste ende meningsfulde resultater.

Information management er altså vigtigt for fleste virksomheder, og hvis det er gjort godt, bidrager det til værdikæden.

Det kan være, at der allerede er helt styr på dataindsamlingen i virksomheden, men hvis der ikke er styr på information management, så vil det ikke lede til brugbar viden, der i sidste ende giver værdi.

Besøg os

Jylland:
Skæringvej 88, 8520 Lystrup
Bygning K1, 1. sal

Sjælland:
Gl. Lundtoftevej 7, 2800 Kgs. Lyngby
2. sal

Kontakt os

+45 70 24 56 55
info@inspari.dk

CVR nr.

29178925

Hvad er information management?