Når GenAI gør komplekse sager nemme at finde rundt i 

 

800x500-nadia-liquid-petroleum

Alle cases

 

 

 


 

I mange vidensintensive organisationer er adgang til den rette information afgørende for både produktivitet, kvalitet og kundeservice. Men når viden er spredt på tværs af dokumenter, mails, SharePoint-sites og historiske sagsarkiver, kan det være en udfordring hurtigt at finde de oplysninger, der er nødvendige for at træffe de rigtige beslutninger.

Det var udgangspunktet for et samarbejde mellem Inspari og en større dansk organisation inden for juridisk rådgivning og sagsbehandling. Virksomheden håndterede en stor mængde parallelle klient- og projektsager, hvor hver enkelt sag omfattede betydelige mængder dokumentation, korrespondance og historiske aftaler. Selvom informationen eksisterede, var den ofte vanskelig at finde frem til i praksis.

Konsekvensen var, at medarbejdere brugte unødvendigt meget tid på informationssøgning, og at onboarding af nye kolleger på eksisterende sager blev både tidskrævende og ressourcekrævende. Samtidig steg risikoen for, at vigtig viden blev overset eller forblev utilgængelig for medarbejdere, der ikke havde indgående kendskab til den enkelte sag.

Udfordringen: Når information er tilgængelig, men svær at finde


Problemet handlede ikke om mangel på data eller dokumentation. Tværtimod. Organisationen havde gennem årene opbygget et omfattende vidensgrundlag bestående af sagsakter, kontrakter, mails, beslutningsreferater og anden dokumentation.

Udfordringen var, at informationen var ustruktureret og fordelt på tværs af flere systemer og filstrukturer. For medarbejdere, der skulle sætte sig ind i en eksisterende sag, kunne det tage betydelig tid at skabe overblik og finde de relevante oplysninger.

I en branche, hvor præcision, dokumentation og responstid er afgørende, blev det derfor tydeligt, at der var behov for en mere intelligent tilgang til videnssøgning og vidensdeling.

Løsningen: En GenAI-chatbot bygget på organisationens egne data


For at løse udfordringen udviklede Inspari en GenAI-baseret chatbot baseret på Retrieval Augmented Generation (RAG). Løsningen blev bygget direkte oven på organisationens eksisterende vidensgrundlag, så medarbejderne kunne få adgang til relevant information gennem almindelige spørgsmål formuleret på naturligt sprog.

I stedet for at bruge tid på at navigere gennem komplekse mapper og dokumentstrukturer kan medarbejdere nu stille spørgsmål som:

    • Hvilke aftaler er tidligere indgået i denne sag?
    • Hvad blev senest kommunikeret med kunden?
    • Findes der tidligere afgørelser eller dokumenter, der er relevante for problemstillingen?

Chatbotten analyserer den underliggende dokumentation og returnerer relevante svar baseret på den konkrete sags indhold. Samtidig ledsages svarene af kildehenvisninger, så brugerne kan validere informationen og dykke videre ned i de oprindelige dokumenter ved behov.

For at sikre konsistente og kontrollerede svar blev løsningen desuden udstyret med guardrails, der understøtter en ensartet tone of voice og reducerer risikoen for fejlfortolkninger.

En væsentlig styrke ved løsningen er, at vidensbasen opdateres løbende. Nye dokumenter og informationer bliver automatisk en del af datagrundlaget, så chatbotten altid arbejder med den nyeste tilgængelige viden uden behov for omfattende manuel vedligeholdelse.

Fra informationssøgning til forretningsværdi


Resultatet er mere end blot hurtigere søgninger. Organisationen har fået et værktøj, der gør viden mere tilgængelig på tværs af medarbejdere og teams, hvilket har skabt værdi på flere niveauer.

Informationssøgning, som tidligere kunne tage betydelig tid, kan nu gennemføres på få sekunder. Nye medarbejdere kan hurtigere opnå indsigt i komplekse sager, hvilket forkorter onboarding-processen og reducerer afhængigheden af erfarne kolleger.

Samtidig understøtter løsningen bedre vidensdeling på tværs af organisationen. Når medarbejdere får lige adgang til relevant viden, bliver organisationen mindre sårbar over for personafhængighed, og specialiseret indsigt kan bringes hurtigere i spil, hvor der er behov for den.

Blandt de centrale gevinster var:

    • Markant reduktion af tiden brugt på informationssøgning
    • Hurtigere onboarding på komplekse og dokumenttunge sager
    • Styrket vidensdeling på tværs af teams
    • Lavere risiko for oversete oplysninger
    • Højere produktivitet og bedre udnyttelse af medarbejdernes tid
    • En omkostningseffektiv GenAI-løsning med mulighed for videre skalering

Et strategisk første skridt mod AI-drevet videnshåndtering


For organisationen blev løsningen samtidig et vigtigt første skridt mod en mere systematisk anvendelse af generativ AI i den daglige drift.

Casen illustrerer, hvordan GenAI ikke nødvendigvis behøver at starte med store transformationsprojekter. Ved at fokusere på et konkret forretningsproblem og udvikle en målrettet løsning kunne virksomheden hurtigt demonstrere værdi og skabe et stærkt fundament for fremtidige AI-initiativer.

For mange vidensintensive organisationer er adgang til den rette information på det rette tidspunkt en afgørende konkurrenceparameter. Denne case viser, hvordan GenAI og RAG kan omsætte eksisterende dokumentation og viden til et aktiv, der styrker både effektivitet, kvalitet og medarbejderoplevelse.

Kan GenAI gøre organisationens viden mere tilgængelig?

Hos Inspari hjælper vi organisationer med at omsætte AI-potentiale til konkrete løsninger, der skaber målbar forretningsværdi. GenAI-chatbots baseret på virksomhedens egne data er ét eksempel på, hvordan moderne AI kan forbedre arbejdsprocesser, reducere tidsforbrug og gøre kritisk viden tilgængelig for flere.

Har du spørgsmål til casen, GenAI eller vil du gerne i dialog? Du er mere end velkommen til at række ud.

 

Når du kontakter os, bestræber vi os efter at svare inden for 24 timer i en mail direkte til den mailadresse, du har angivet.

Vi glæder os til at svare på dine spørgsmål.