Fra Excel-helvede
til 360 graders BI & forretnings-overblik
Den danske produktionsvirksomhed Kentaur A/S med over 500 ansatte sælger hvert år arbejdstøj globalt for +300 mio. kroner til kunder i bl.a. Horeca, retail, sundheds- og fødevaresektorerne.
Trods successen stod Kentaurs ledelse i foråret 2021 i en situation, hvor de ikke var tilfredse med det forretningsoverblik, som deres data-setup gav. Det var bagudskuende, tidskrævende og reaktivt.
Alene for at behandle og analysere forretningskritisk data skulle alt trækkes ud i Excel og modelleres af de enkelte afdelingsledere i samarbejde med it og finance. Det var tungt og tidskrævende.
Vi kan tage beslutninger langt hurtigere, når markedet ændrer sig. Men endnu vigtigere har vi påbegyndt en helt ny datakultur, som øger forretningsforståelsen på tværs og muligheden for at excellere som ledere og afdelinger.
Alt Kentaurs business analytics.
I én løsning. På 3 måneder.
Efter en pitch-runde med tre konsulenthuse + den tidligere leverandør valgte Kentaur Inspari som ny partner til at bygge et nyt, fremtidssikret og automatiseret business analytics-setup i Microsoft Power Platform, som er den forbedrede, udbyggede udgave af Microsoft Power BI.
Kort fortalt skulle det nye business analytics-setup:
- Sikre ledelsen et executive 360-graders overblik, bedre forecasts og kortere reaktionstid i forhold til markedet, supply chain, salg, produktion, osv. ved at gå fra de nuværende (forsinkede) månedlige nøgletal til data i realtid på afdelingsniveau.
- Skabe en datakultur i hele virksomheden, hvor data kunne visualiseres i dashboards i alle afdelinger og skabe en dybere, tværgående forretningsforståelse og bedre overblik.
- Være bæredygtigt, fleksibelt og skalérbart - og skabe mindre konsulent-afhængighed, fordi den valgte løsning, Microsoft Power Platform, kontinuerligt bliver opdateret og har et stort community at søge viden og sparring i.
Projektet startede i september 2021. Få måneder senere var Kentaur oppe at køre på den nye Power Platform, som automatisk trækker data fra Kentaurs ERP-system, Aspect4, og andre datakilder.
Hovedprojektet er næsten færdigt, men samarbejdet kører videre for at sikre forankringen i organisationen og bygge yderligere lag ovenpå data. For eksempel mere forecasting og predictive analytics.
Udover at spare rigtig meget tid og mindske risikoen for menneskelige fejl, er det en kæmpe empowerment, at hver leder og afdeling har friske, visualiserede data hver dag og kan se, hvordan tingene udvikler sig og træffe bedre og hurtigere beslutninger.
7 konkrete eksempler
Sådan styrker det nye data-setup Kentaurs forretning
For at gøre det jordnært er her 7 eksempler fra hverdagen, som viser, hvad det nye business analytics-setup gør for Kentaurs forretning.
- Indsigt: Både ledelse og organisation har nu data og nøgletal i realtid og kan træffe hurtigere og bedre beslutninger samt forecaste forretningen, følge sygefravær, produktionstimer osv.
- Single point of truth: Al data er samlet og konsolideret ét sted. Slut med flere sandheder og individuelle formler, beregninger og analyser, der ligger i egne Excel-ark.
- Økonomistyring: Controllerne kan dagligt generere dugfriske og altid opdaterede balancer, budgetter, resultatopgørelser og cashflow-analyser. Derudover er specifikke regnskabstekniske ting som fx intern handel mellem afdelinger automatiseret, så de vises korrekt i regnskaberne.
- Tidsbesparende: Det samlede databehandlingsarbejde svarede før til nærmest én samlet fuldtidsstilling hos Kentaur. Nu kan alle logge ind i Power Platform og få data serveret, når de vil.
- Lagerstyring: Kentaur kan nu visuelt - med grafer, diagrammer og tal - følge lagerbeholdning på vare- og attributniveau (fx en given størrelse og farve af et produkt), lagerstørrelse på hver lokation, omsætningshastighed, nutidige og historiske costpriser og dermed udvikling i lagerværdi, reagere på kritiske minimumsbeholdninger og undgå Out of stock-situationer.
- Leveringsperformance: De fleste kunde-leverandører-forhold i dag rummer krav om leveringssikkerhed. Kentaur kan nu bedre indrapportere, følge og opsætte mål for, hvor stor en procentdel af deres materialer, som leveres til tiden, analysere hvor lang tid der går fra bestilling til levering osv. Det gør det nemmere at følge op med leverandører.
- Kvalitetskontrol: Ligesom med leveringsperformance kan Kentaur nu langt bedre registrere og følge kvaliteten af varer fra deres leverandører – og ligeledes med deres egne leverancer – og indrapportere det til Power Platform.
Vi fik flere sandheder, fordi der cirkulerede mange Excel-ark og beregninger. Det var uigennemskueligt, og al dataanalyse tog lang tid. Samtidig var det sårbart overfor fx opsigelser, fordi det kun var den enkelte leder, som kendte sine beregninger. Det var ikke bæredygtigt.
Power App sikrer effektivitet i produktionen
Et stort asset i Microsoft Power Platform er muligheden for at skabe skræddersyede applikationer i Power Apps.
Kentaur har som en del af Inspari-projektet fået bygget en Power App, der kan registrere tid i produktionen.
Når data indtastes i appen, bliver den via en writeback-funktionalitet konsolideret tilbage i et databaseformat og kan udstilles i Power Platform side om side med relaterede data.
Kentaur kan således fejlfrit følge effektiviteten i produktionen fra dag til dag med langt mindre manuel bearbejdning og validering af data. Den nye Power App er også fundament for bonusberegninger til Kentaurs mere end 300 medarbejdere i produktionen.
Det handler om forretningsudvikling.
Ikke systemer.
Alt i alt står Kentaur nu rigtig godt rustet til fremtiden med et topmoderne cloudbaseret datafundament, der kan håndtere både nutidige og fremtidige databehov.
Ifølge Martin Faldowski Sørensen handler store business analytics-projekter som Kentaurs lige så meget om forretningsforståelse og -udvikling som data, systemer og implementering.
Netop forståelsen for hele Kentaurs forretning, evnen til at estimere projekter samt den gode kemi og erfaring fra andre store projekter gjorde, at valget faldt på Inspari som partner:
Det er ligesom anekdoten med de to håndværkere, hvor den ene hugger sten, og den anden bygger en katedral: Inspari forstår helheden i vores forretning og processer og medvirker aktivt til at udvikle begge dele. De ved fra andre projekter, hvad der er vigtigt som ledelse, som økonomiafdeling, lager, produktion osv. De optimerer hele forretningen og belyser fordelene ved de valg, vi træffer.